So wichtig sind elektronische Rechnungen für Bildungseinrichtungen
Bildungseinrichtungen profitieren von E-Rechnungen, weil sie ihnen rechtliche Sicherheit bieten, steuerliche Anerkennung gewährleisten und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfüllen. Seit 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend – mit Übergangsfristen bis Ende 2026.
Schrittweise Einführung seit 2025
- Empfangspflicht seit 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen – auch Bildungsträger – E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden von Papierrechnungen bleibt jedoch bis Ende 2026 erlaubt (Übergangsregelung).
- Öffentliche Auftraggeber: Behörden wie die Bundesagentur für Arbeit akzeptieren bereits seit 2020 ausschließlich strukturierte E-Rechnungen.
- Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht als strukturierte E-Rechnung. Nur Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Die Grundlage hierfür bilden die Digitaloffensive der Europäischen Union (Richtlinie 2014/55/EU) sowie der Beschluss des Wachstumschancengesetzes (BGBl/2024/Nr.108). Das Ergebnis der europäischen Initiative für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen ist die EN 16931, welche definiert, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. Das Ziel ist es, durch das einheitliche Format Arbeitsabläufe zu beschleunigen und damit Kosten sowie Ressourcen bei der Rechnungsverarbeitung einzusparen.
So verbessern E-Rechnungen die Effizienz in der Verwaltung von Bildungsunternehmen
Die Vorteile elektronischer Rechnungen liegen klar auf der Hand:
Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung reduziert Ihren manuellen Aufwand, beschleunigt die Bearbeitung und verkürzt die Zahlungszyklen.
Kosteneinsparung: Es entsteht keine Zeitverzögerung durch Druck, Kuvertierung und Versand. Der Wegfall der Papierrechnung spart Kosten und erleichtert es, die ausgestellten Rechnungen nachzuverfolgen.
Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Übertragungsfehler und eine höhere Datenqualität. Die Rechnung landet sofort an der richtigen Stelle im Unternehmen.
Flexibilität: Rechnungen können ortsunabhängig erstellt, eingesehen und bearbeitet werden – das ist wichtig für dezentrale Bildungsangebote und fürs Homeoffice.
Welche rechtlichen Vorteile bieten E-Rechnungen für Bildungseinrichtungen?
Gesetzeskonformität und Rechtssicherheit
E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, die seit 2025 schrittweise für alle Unternehmen im B2B-Bereich eingeführt werden. Damit vermeiden Bildungseinrichtungen rechtliche Risiken und stellen sicher, dass ihre Rechnungen anerkannt werden.
Vorsteuerabzug und Anerkennung
Ab 2027 gelten nur noch strukturierte E-Rechnungen als ordnungsgemäße Rechnungen für den Vorsteuerabzug. Während der Übergangszeit bis Ende 2026 werden Papierrechnungen weiterhin anerkannt.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Die strukturierte elektronische Form erleichtert die Nachvollziehbarkeit, Archivierung und Prüfung durch Behörden oder im Rahmen von Audits.
Schutz vor Sanktionen
Die Einhaltung der E-Rechnungspflicht schützt Bildungseinrichtungen vor möglichen Sanktionen oder dem Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.
Informationen zum elektronischen Rechnungsaustausch im B2G-Bereich (Business-to-Government) finden Sie in der FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung, und zum B2B-Bereich (Business-to-Business) unter E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B).
Welche Formate werden für E-Rechnungen empfohlen?
Die empfohlenen Formate orientieren sich an nationalen und internationalen Standards und stellen sicher, dass die Rechnungen maschinenlesbar und konform zu gesetzlichen Vorgaben sind. Für Deutschland sind primär ZUGFeRD, das PDF- und XML-Daten kombiniert, sowie XRechnung die empfohlenen Formate. Die XRechnung ist die deutsche Variante der europäischen Norm für die elektronische Rechnung.
Der neue Standard heißt XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-Datensatz gemäß EN 16931 Standard, bei dem die Rechnungsinformationen der elektronischen Rechnung genau festgelegt sind. Dadurch lässt sich die Bearbeitung von Rechnungen (Übertragung, Prüfung, Freigabe, Bezahlung) erheblich verkürzen und optimieren.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein gesetzeskonformes, branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch und ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben. An seiner Entwicklung waren unterschiedliche Verbände, Unternehmen, Ministerien und das „Forum elektronische Rechnung“ (FeRD) beteiligt. Daraus leitet sich der Name ab. Die Abkürzung ZUGFeRD bedeutet: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“.
Im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung im Datenformat XRechnung, verfügt eine ZUGFeRD Rechnung im Datenformat ZUGFeRD über zwei Komponenten:
- Ein PDF: ein von Menschen lesbares Dokument. Es ermöglicht, die Rechnung in üblicher Form zu betrachten und auszudrucken.
- Eine XML-Datei: ein standardisiertes Format mit den strukturierten Rechnungsdaten. Es ist für die maschinelle Verarbeitung vorgesehen.
E-Rechnungen schnell und einfach mit SEMCO erstellen
In der SEMCO Seminar- und Kursverwaltungssoftware lassen sich elektronische Rechnungen als strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellen und über verschiedene Übertragungswege wie E-Mail oder elektronische Schnittstellen an den Rechnungsempfänger versenden.
Fragen Sie sich zunächst, ob Ihre Rechnung an öffentliche Auftraggeber oder an Unternehmen geht.
E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Stellen Sie eine elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen), benötigen Sie hierfür eine sogenannte Leitweg-ID. Das ist eine eindeutige Zeichenkette und bei diesen Kunden eine Pflichtangabe. Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Identifizierung und Adressierung des Rechnungsempfängers und muss in der E-Rechnung übermittelt werden.
Als Rechnungssteller erhalten Sie die Leitweg-ID, welche in der E-Rechnung einzutragen ist, von Ihrem Auftraggeber. Sie müssen keine eigene Leitweg-ID beantragen.
E- Rechnungen im B2B-Bereich
Für E-Rechnungen im B2B-Bereich (von Unternehmen zu Unternehmen) ist keine Leitweg-ID erforderlich.
ZUGFeRD und XRechnungen in SEMCO: So geht’s
Bei der Rechnungserstellung müssen Sie nur wenige einfache Schritte ausführen, da dieser Prozess weitestgehend automatisiert abläuft.
1 Kontaktdaten anlegen
Hinterlegen Sie als Erstes in Ihren Unternehmensdaten Ihre Kontaktdaten für Fragen zu den ausgestellten E-Rechnungen.
2 Firmendaten ergänzen
Um eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber zu erstellen, benötigen Sie eine Leitweg-ID.
Hinterlegen Sie diese einfach in den Firmendaten, speichern Sie alles ab und die Angaben werden automatisch in der E-Rechnung hinzugefügt.
3 Firmenbuchung auswählen
Navigieren Sie in die Liste aller abrechenbaren Firmenbuchungen und erstellen Sie die Rechnung.
SEMCO berechnet den Gesamtbetrag automatisch und weist die Umsatzsteuer aus.
4 ZUGFeRD oder XRechnung erstellen
Überprüfen und bearbeiten Sie die Daten im automatisch erstellten Rechnungsformular. Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend eingefügt. Im Feld Format ist die E-Rechnungsart voreingestellt, die Sie in Ihren Unternehmensdaten festgelegt haben. Im Dropdown-Menü können Sie jedoch bei Bedarf eine andere Rechnungsart wählen.
5 Fertig!
Vorschau anzeigen lassen, Rechnung prüfen – ist alles korrekt? Dann werden die ZUGFeRD-Rechnung oder die XRechnung automatisch versendet – fertig!
Soll es noch mehr Automatisierung sein?
Sie können reine XML-Dateien (XRechnungen) auch automatisch versenden, z. B. wenn Sie mit den Rechnungseingangsplattform OZG-RE arbeiten.
Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten zur Rechnungseingangsplattform OZG-RE.
Weitere Informationen lesen Sie in unserer Dokumentation E-Rechnungen. Dort erfahren Sie im Detail, wie Sie E-Rechnungen in SEMCO ausstellen und worauf Sie dabei achten sollen.
FAZIT: Gesetzlich konforme Rechnungen sind mit SEMCO ein Kinderspiel
- Erstellt gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums
- DSVGO- und GoBD-konform
- Format behördlich anerkannt
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