Deubel sucht Tool für die Abbildung aller Geschäftsprozesse – und findet SEMCO
| Wer: Deubel GmbH |
| Branche: Logistik und Spedition |
| Themen: Offene Seminare, Inhouse-Schulungen, Geförderte Maßnahmen (AZAV) |
| Aufgabe: Prozesse zentral abbilden, Vorgänge automatisieren |
| Ergebnis: Zeitersparnis, verschlankte Verwaltung |
Ausgangssituation
Um das stetig wachsende Geschäftsvolumen und die hohe Anzahl der B2B-Buchungen ihrer Seminare und Spezialschulungen zu bewältigen und die Automatisierung der Geschäftsprozesse des Unternehmens voranzutreiben, macht sich die Deubel GmbH 2019 in Person ihres Geschäftsführers Alexander Deubel auf die Suche nach einer geeigneten Seminarverwaltungssoftware. Da er selbst großes technisches Verständnis und eine ausgeprägte IT-Affinität besitzt, sind die Ansprüche, die er an das neue Softwaretool stellt, entsprechend hoch. Dies gilt insbesondere für den Bereich staatlich geförderter und nach der AZAV zertifizierter Arbeitsmarktdienstleistungen. Weil das Unternehmen außerdem über eine ISO9001-Zertifizierung verfügt, muss es die hohen Anforderungen gleich zweier Qualitätsmanagementsysteme erfüllen. Diese betreffen vor allem den Kernbereich Dokumentenmanagement, dem bei den jährlich stattfindenden Überwachungsaudits eine zentrale Bedeutung zukommt.
Nach der Sondierung verschiedener Angebote entscheidet sich die Deubel GmbH für SEMCO als neuen Softwarepartner für die Verwaltung ihrer offenen Seminare und Firmenkurse. Die Erwartungen, die mit der Einführung von SEMCO verknüpft werden, formuliert Alexander Deubel wie folgt:
- Die Geschäftsprozesse des Unternehmens sollen vollumfänglich in einem System durchgeführt und dokumentiert werden.
- QM-relevante Dokumente sollen automatisch erstellt und zu Auditzwecken zentral vorgehalten werden.
Umsetzung und Ergebnis
Der Funktionsumfang des SEMCO-Best-Practice-Auslieferungssystems entspricht weitgehend den Anforderungen der Deubel GmbH, sodass das Unternehmen seine Arbeit mit SEMCO ohne größere individuelle Anpassungen aufnehmen kann. Dabei wird zunächst der SEMCO-Kurskalender mit integriertem Buchungstool im Corporate Design der Deubel GmbH über eine API-Schnittstelle in die Unternehmenswebseite eingebunden. Ab sofort buchen Deubel-Kunden die offenen Seminare und Schulungen des Unternehmens schnell und bequem online, ohne dabei die Umgebung der Unternehmenswebseite zu verlassen. Außerdem können sie auf unterschiedliche Buchungsszenarien zurückgreifen. Im Einzelnen sind dies:
- Buchung als Privatkunde und Selbstzahler
- Buchung einer Schulung, die vom Arbeitgeber der buchenden Person bezahlt wird
- Buchung als Besteller im Auftrag eines Firmenkunden
Durch diese unterschiedlichen Buchungsvarianten deckt der SEMCO-Kurskalender das gesamte Spektrum der Deubel-Kundschaft ab und stellt so sicher, dass sämtliche Buchungen einheitlich in ein System münden. Die Buchungsverarbeitung in SEMCO erfolgt durchgängig automatisiert. Dokumente wie Buchungs- und Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen erstellt und versendet SEMCO automatisch mit jeder eingehenden Buchung.
Zur verbesserten Handhabung und Dokumentation des Qualitätsmanagements überführt das Deubel-Team wichtige Prozesse, wie etwa die Darstellung der Kontakte des Unternehmens zu Dritten, in das SEMCO-System. Durch die in SEMCO angelegte zentrale Firmen- und Ansprechpartnerverwaltung gelingt es dabei, jede Kontaktaufnahme von und zu Dritten in der Weise abzubilden, wie es die strengen Anforderungen der AZAV vorsehen. Da SEMCO außerdem zentrale QM-relevante Dokumente, wie Anwesenheits- und Unterschriftslisten Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate, automatisch erstellt, erreicht die Deubel GmbH schon nach kurzer Zeit die mit der Einführung von SEMCO verbundenen Ziele:
- SEMCO automatisiert wesentliche Geschäftsprozesse bei der Verarbeitung von Online-Buchungen sowie bei der Abrechnung von offenen Seminaren und Firmenkursen.
- SEMCO generiert automatisch wichtige Dokumente wie Anwesenheitslisten, Kursbücher mit Trainingsinhalten der einzelnen Sitzungen, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate – und versendet diese bei Bedarf auch automatisch.
- SEMCO wickelt QM-relevante Vorgänge und Dokumentationen ab, etwa das Reporting im Bereich „Kontakte zu Dritten“.
- SEMCO stellt jetzt alle QM-Dokumente bereit und generiert den Großteil dieser Dokumente direkt im System.
Die Benefits
Mit SEMCO wickelt die Deubel GmbH nun ihre gesamten Geschäftsprozesse einheitlich ab. Das hilft, die Verwaltung schlanker und dynamischer zu machen. Fast noch wichtiger: Weil das Unternehmen mit SEMCO alle QM-relevanten Dokumente und Berichte in einem System bereithält, ist das QM-System jetzt zentral und revisionssicher organisiert. Probleme mit mehrfach abgelegten Dokumenten gehören damit der Vergangenheit an.
Durch SEMCO wird außerdem die Fehleranfälligkeit in den komplexen und kleinteiligen QM-Prozessen gegen 0 gesenkt. Das spart viel Zeit in der Vorbereitung der jährlichen QM-Audits und setzt zusätzliche Kapazitäten für das Kerngeschäft des Unternehmens in den Bereichen Bildung und Unternehmensberatung frei.
Auch die Deubel-Kunden profitieren von SEMCO: Sie versäumen jetzt deutlich weniger Termine, da sie aus SEMCO heraus Erinnerungs-E-Mails erhalten, beispielsweise vor dem Start eines bevorstehenden Trainings.
Ausblick
Die Deubel GmbH arbeitet augenblich an der Umsetzung eines umfassenden E-Learning-Projekts. Die Einbindung dieses Programms in SEMCO ist mit den folgenden Zielsetzungen bereits ins Auge gefasst:
- Präsentation der neuen Angebote im SEMCO Kurskalender,
- Steuerung der Buchungsprozesse für die E-Learnings,
- Automatisierte Zuweisung, Frei- und Abschaltung von Zugangscodes zu E-Learning-Angeboten.
Über die Deubel GmbH
Unternehmensform, Gründung
GmbH, 1982
Dienstleistungen:
- Unternehmensberatung mit den Schwerpunkten Digitalisierung, Prozessoptimierung, Marketing & Vertrieb und Qualitätsmanagement
- Personalentwicklung und Recruiting
- Spezialschulungen in den Bereichen Transport und Logistik (u. a. Gefahrguttransporte, Kranführung, Bedienung von Hub- und Arbeitsbühnen, Verkehrsabsicherung)
Kontakt
Fon: 0721-62 68 58-0
Fax: 0721-62 68 5821
WhatsApp: 0721-62 68 58 0
E-Mail: kontakt@deubel-gmbh.de
”Tatsächlich waren wir, was Verwaltungssoftware und die vollmundigen Versprechen von Softwareanbietern angeht, schon ein bisschen was wie ein gebranntes Kind,” erzählt Geschäftsführer Alexander Deubel, ”Deswegen haben wir 2019 sämtliche von der SEMCO GmbH benannten Referenzen durchtelefoniert, ehe wir unsere Kaufentscheidung trafen, obwohl wir damals durch die kompetente und freundliche Beratung des Unternehmens schon in gewisser Weise ”angefixt” waren. Das überwältigend positive Feedback der SEMCO Kunden hat uns dann aber restlos überzeugt.“
Alexander Deubel
