Von der selbstentwickelten Datenbank zur umfassenden Automatisierung – Mit SEMCO läuft die Verwaltung bei AQUARIS swimmingly
| Wer: AQUARIS |
| Branche: Sport, Fitness, Gesundheit |
| Themen: Offene Seminare |
| Aufgabe: Attraktive Präsentation des Kursangebots und Erleichterung der Kundenbuchungen |
| Ergebnis: Verbesserung der User Experience bei der Kursbuchung unter Wahrung der DSGVO-Konformität |
Ausgangssituation
Seit Anfang der 2000er Jahre setzte die AQUARIS Sport- und Schwimmschule GmbH für die Verwaltung ihres Kurs- und Ausbildungsangebots auf eine selbstentwickelte Datenbank. Aufgrund des starken Wachstums gerät diese jedoch allmählich an ihre Grenzen. Außerdem wird im Zuge des Firmenübergangs auf die zweite Generation die Unternehmenswebseite komplett neugestaltet. Die neue Seite soll einerseits suchmaschinenfreundlich sein, vor allem aber die User Experience im Blick haben und den Interessenten einen möglichst leichten Zugang zu ihren Kursen und Ausbildungen ermöglichen. Dies legt die effektive Präsentation des AQUARIS Schulungsangebots ebenso nahe wie die Einbettung eines performanten Buchungstools. Die Suche nach einer externen Kurs- und Seminarverwaltungssoftware ist daher im Jahr 2023 für die neue Unternehmensführung ein logischer Schritt.
Nach einer eingehenden Sondierung des Anbietermarktes erhält SEMCO schließlich den Zuschlag. Die mit der Einführung der SEMCO-Software verbundenen Ziele definiert das AQUARIS-Team wie folgt:
- SEMCO soll wesentliche Geschäftsprozesse automatisieren und so helfen, die Verwaltung zu entlasten.
- Online-Buchungen sollen den Zugang zum AQUARIS-Trainingsprogramm erleichtern und insgesamt die Nutzererfahrung für Interessenten verbessern.
- Datensicherheit und DSGVO-Konformität sollen höchste Priorität genießen.
Umsetzung und Ergebnis
Da sich das Angebot von AQUARIS im Wesentlichen an private Endkunden richtet, passt der Funktionsumfang des SEMCO-Einsatzbereichs „Offene Seminare“ schon im Standardauslieferungssystem zu den Kernprozessen. Nach wenigen Detailanpassungen ist das SEMCO-System einsatzbereit. Die Verarbeitung der eingehenden Onlinebuchungen für die Schwimm- und Aquasportkurse und die diversen Ausbilderlehrgänge des Unternehmens ist nun durchgängig automatisiert und das Ziel der Entlastung der Verwaltung damit erreicht. Zugleich wird das Fehlerrisiko, insbesondere in den Bereichen Rechnungsstellung und Rechnungsverfolgung, gegen Null reduziert.
Das Ziel der Datensicherheit und DSGVO-Konformität, das für Geschäftsführerin Leila Schot besondere Priorität genießt, ist quasi schon a priori erreicht, da SEMCO sein Datenhosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren betreibt.
Die Benefits
Die Einführung von SEMCO beflügelt sowohl die Verwaltung als auch die Kund*innen der AQUARIS Sport- und Schwimmschule GmbH. Die Vorteile auf Kundenseite: eine ansprechende, klare und übersichtliche Präsentation des nach Themenbereichen organisierten Kursangebots sowie die Möglichkeit, Kurse rund um die Uhr buchen zu können. Die Automatisierung der Kommunikation wichtiger Informationen zu den von ihnen gebuchten Kursen und Trainings ist ein weiterer Mehrwert, den die AQUARIS-Kund*innen sehr schätzen.
Die durch SEMCO erreichte neue Servicequalität nach außen schlägt sich intern im AQUARIS-Verwaltungsteam als Arbeitserleichterung und Prozessoptimierung nieder. Wo man vorher noch viel händische Arbeit in der Verarbeitung und Abrechnungen von Kundenbuchungen leisten musste, automatisiert SEMCO heute alle wesentlichen Prozesse. Das trägt erheblich zur Reduzierung der Fehleranfälligkeit in der Erledigung von Routine-Verwaltungsaufgaben bei.
”SEMCO ist eine sehr gut durchdachte und strukturierte Software – das passte von Anfang an sehr gut zu uns, denn auch wir haben ein Faible für klare Strukturen und perfekte Organisation.”
Leila Schot,
Geschäftsführerin der AQUARIS Sport- und Schwimmschule GmbH
Über die AQUARIS Sport- und Schwimmschule GmbH
Sport-, Schwimm-, Fitness- und Gesundheitsspezialisten in zweiter Generation – das ist die AQUARIS Sport- und Schwimmschule GmbH. Gegründet 1996, entwickelte sich das Unternehmen schon früh zu einer der führenden Adressen in allen Bereichen des Schwimmsports vom Baby- bis zum Seniorenalter. Wassergymnastik und Aquasport sowie diverse Trainerausbildungen runden das Portfolio ab und machen die AQUARIS Sport- und Schwimmschule mit ihren beiden Standorten in Tirol und Vorarlberg zum größten Anbieter von Schwimmsportschulungen in Westösterreich. Angesichts des breit und divers angelegten AQUARIS-Kursangebots fällt es daher leicht zu prognostizieren, dass die Zahl der 670.000 Nichtschwimmer in Österreich in den nächsten Jahren spürbar schrumpfen wird!