30 Minuten statt 1,5 Manntage – der OÖ Landesverband für Bienenzucht rationalisiert seine Schulungsverwaltung
| Wer: Oberösterreichischen Landesverband für Bienenzucht(WFVD) |
| Branche: Verbände, Bienenzucht |
| Themen: Offene Seminare |
| Aufgabe: Automatisierte Verwaltung der Schulungen |
| Ergebnis: Reduktion der Verwaltungsaufgaben von 1,5 Manntagen auf 30 Minuten |
Wer wir sind, was wir tun und warum wir es tun
Als der Franziskanerpater Caspar Jurasek am 30.März 1890 im Saal des kaufmännischen Vereins zu Linz seine Rede im Rahmen der konstituierenden Sitzung zur Gründung des oberösterreichischen Bienenzüchtervereins hielt, äußerte er den Wunsch, „dass auch in Oberösterreich der Bienenzucht mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden möge als bisher.“ Der schlichte Wunsch des Paters war seinen Nachfolgern so sehr Befehl, dass der Oberösterreichische (OÖ) Landesverband für Bienenzucht – so der heutige Name des Verbandes- 134 Jahre nach seiner Gründung insgesamt 8.600 in 246 Ortsgruppen organisierte Mitglieder umfasst und sich zu einer der bedeutendsten Interessensvertretungen für Imker in Österreich und im deutschsprachigen Raum insgesamt entwickelt hat.
Über den OÖ Landesverband für Bienenzucht haben Imkerinnen und Imker der Region Oberösterreich bevorzugten Zugang zu Produkten, Geräten, Labordienstleistungen und Technologien, die für die moderne Bienenzucht und Imkereiwirtschaft unentbehrlich sind. Darüber hinaus bietet der Verband auch ein breit angelegtes Schulungsprogramm von mehrjährigen Fachausbildungen bis zu Kurzseminaren zu einer Fülle von Spezialthemen, durch das regionale und überregionale Imkerinnen und Imker jederzeit ihr Fachwissen auf Stand halten können. In einer Zeit, in der Themen wie Klimawandel, Waldsterben und der Verlust an Biodiversität zunehmend an Priorität gewinnen, nimmt auch der Schulungsbedarf in Bezug auf Bienenkunde und Imkerthemen stetig zu. Schließlich kommt der Biene, die ca. 80% aller Pflanzen bestäubt, in unserem Ökosystem eine zentrale Bedeutung zu. Durch die wachsende Nachfrage nach seinen vielfältigen Fort- und Weiterbildungen nahm allerdings auch die Verwaltung der Schulungen des OÖ Landesverbands für Bienenzucht immer mehr Zeit in Anspruch, weshalb die Suche nach einer geeigneten Lösung zur Prozessoptimierung und Automatisierung notwendig wurde.
Was haben wir gesucht, ehe wir SEMCO fanden?
„Wir hatten damals noch eine vollständig manuelle Schulungsverwaltung,“ erinnert sich Herbert Vitzthum, der Präsident des Verbandes, „Buchungen mussten von unserer Verwaltung händisch in unser System eingegeben werden. Rechnungen wurden ebenfalls von Hand geschrieben. Online-Zahlungen waren nicht möglich. Und die Auffindbarkeit unserer Kurse war eher schlecht als recht.“
Neben dem hohen Zeitaufwand, den die Verwaltung des Schulungsbetriebs im Verband nach sich zog, hatten die manuelle Verarbeitung von Buchungen und die Überwachung von Zahlungseingängen mit der wachsenden Fülle von Anfragen bald auch handfeste finanzielle Nachteile, da gerade im Bereich der Kurzseminare fehlende Zahlungseingänge oft nicht oder erst sehr spät entdeckt wurden.
Also entschloss sich der Verband, eine Softwarelösung zu suchen, mit dem sich die Schulungsverwaltung umfassend automatisieren ließe. Seine hauptberuflichen Erfahrungen im Bereich Digitalisierung nutzend, stellte Herr Vitzthum zunächst die Anforderungen seines Verbandes zusammen, unter die Themen Datenschutz, Cloud-Verfügbarkeit, Schnittstelle für Online-Zahlungen, automatisierte Kundenkommunikation und technischer Support höchste Priorität hatten.
„Wir bekamen schnell mehrere Angebote und hatten auch die Möglichkeit, einige Produkte zu testen oder im Rahmen einer Live-Demo kennenzulernen. Bei SEMCO hatten wir gleich ein sehr gutes Gefühl und waren schnell überzeugt, unsere teils anspruchsvollen Anforderungen mit dem Unternehmen erfolgreich umsetzen zu können,“ fasst Herr Vitzthum seine ersten Erfahrungen mit SEMCO zusammen.
Welchen Mehrwert bietet uns SEMCO?
Durch die Nutzung von SEMCO ist es dem OÖ Landesverband für Bienenzucht gelungen, den Verwaltungsaufwand für sein Schulungsprogramm auf beeindruckende Weise zu reduzieren. „Wo wir früher 1,5 Manntage an Verwaltungsaufgaben veranschlagen mussten, brauchen wir heute gerade einmal noch 30 Minuten,“ beschreibt Herr Vitzthum den aus seiner Sicht größten SEMCO Mehrwert in konkreten Zahlen, ehe er weitere Aspekte nennt, die die SEMCO Software insgesamt zu einer lohnenden Investition für seinen Verband gemacht haben. „Die Integration von Zoom, die die Verwaltung unserer Online-Schulungen erheblich erleichtert. Die unterschiedlichen Portalzugänge für Kunden und Trainer, durch die unsere Teilnehmer den Überblick über die von ihnen besuchten Veranstaltungen behalten und unsere Wanderlehrer immer über ihre Schulungen informiert sind oder ihre Honorarrechungen erstellen können. Und nicht zuletzt die Möglichkeit der Online-Zahlung, die uns nicht nur Zeit erspart, sondern durch einen deutlich reduzierten Forderungsverlust auch mehr Geld eingebracht hat.“
Was schätzen Sie besonders an SEMCO?
„Es funktioniert einfach,“ lacht Herr Vitzthum, als wir ihn abschließend fragen, was er und sein Verband am meisten an SEMCO schätzen. „Wir nutzen SEMCO jetzt seit ungefähr acht Monaten, und in dieser Zeit haben wir mehr als 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in unseren Schulungen gehabt. Alles ist dabei problemlos gelaufen, von der Teilnehmerbuchung über die Kundenkommunikation bis zum Rechnungsversand.“
Über den offensichtlichen Nutzen der Software im Tagesgeschäft hinaus, punktet SEMCO bei Herrn Vitzthum und dem OÖ Landesverband für Bienenzucht vor allem auch in den Bereichen Anpassbarkeit und Kommunikation. „Man hat bei SEMCO jederzeit das gute Gefühl, nicht im Stich gelassen zu werden. Das Support-System überzeugt auf ganzer Linie und verdient seinen Namen.“
Keine Frage: Wenn die Zusammenarbeit des OÖ Landesverbandes für Bienenzucht mit SEMCO sich weiterhin derart positiv gestaltet, ist die professionelle Schulung von Imkerinnen und Imkern in Oberösterreich und über die Landesgrenzen hinaus für lange Zeit gesichert.
„SEMCO funktioniert einfach. Auch bei tausenden von Kursteilnehmern. Wir haben uns gerne für diese Success Story zur Verfügung gestellt, damit auch andere Bildungsunternehmen erfahren, welche Mehrwerte sie durch die Nutzung von SEMCO erzielen könnten.“
Herbert Vitzthum
Oberösterreichischer Landesverband für Bienenzucht