Fragen zur DSGVO und SEMCO
Wie erhalte ich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?
Für wen birgt die DSGVO Gefahren? Welche Unternehmen stehen im Fokus der Aufsichtsbehörden?
Was muss in Bezug auf die DSGVO auf der Kunden-Webseite auftauchen?
Wie werden Daten aus SEMCO auf Kundenanforderung gelöscht?
Wie kann ich die Daten abfragen, die über einen Kunden in SEMCO gespeichert sind?
Wie erhalte ich die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?
Alle Daten, die Sie mit SEMCO® verarbeiten, werden auf unseren Servern gespeichert, die durch die opscon IT operations and consulting GmbH im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg stehen. Wir verarbeiten Ihre Daten dort in Ihrem Auftrag.
Damit wir dies laut DSGVO rechtssicher erledigen können, wurde zu Lizenzbeginn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung laut Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Sollten Sie diesen Vertrag nicht mehr vorliegen haben, können Sie ihn gerne über Ihre SEMCO-Ansprechperson nochmals anfordern.
Für wen birgt die DSGVO Gefahren? Welche Unternehmen stehen im Fokus der Aufsichtsbehörden?
Generell kann man sagen, dass Sprachschulen, Seminaranbieter und kleine und mittelständische Unternehmen nicht im direkten Fokus der Aufsichtsbehörden stehen.
Weitere Informationen vermittelt sehr gut dieser Artikel, den wir Ihnen gerne empfehlen: Mehr Informationen zu der DSGVO
Was muss in Bezug auf die DSGVO auf der Kunden-Webseite auftauchen?
Zu dieser Frage können wir lediglich einige Hinweise geben, da wir als SEMCO GmbH keine Rechtsberatung erbringen können und dürfen.
Grundsätzlich gilt, dass auf jeder Webseite ein Impressum, die Datenschutzrichtlinien, Cookie-Policies und ggf. die AGB hinterlegt sein müssen. In den Datenschutzrichtlinien müssen Sie auf die Datenverarbeitung mit SEMCO und die ggf. stattfindende Nutzung des Online-Kurskalenders bzw. des Kunden- oder Firmenportals hinweisen. Zudem ist ggf. eine schriftliche Einwilligung Ihrer Kunden in die Datenverarbeitung notwendig, z.B. bei Auftragserteilung oder bei der Anmeldung über die Online-Funktionen.
Für individuelle Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung der Anforderungen der DSGVO für Ihre Online-Angebote empfehlen wir Ihnen, rechtliche Beratung hinzuzuziehen.
Wie werden Daten aus SEMCO auf Kundenanforderung gelöscht?
Das Löschen von Teilnehmer- bzw. Firmendatensätzen ist insofern grundsätzlich schwierig, da mit den jeweiligen Datensätzen zahlreiche weitere Informationen verknüpft sind. Zudem gelten für viele in SEMCO® gespeicherte Daten je nach Geschäftsprozess auch Aufbewahrungspflichten, die grundsätzlich höher oder wichtiger eingestuft sind als die Lösch-Verpflichtung laut DSGVO, z.B. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Insofern ist es technisch zwar leicht möglich, einen Datensatz in SEMCO zu löschen, fachlich jedoch eine Herausforderung, die Konsequenzen im Einzelfall genau zu prüfen, damit gewährleistet bleibt, dass Ihre Datenbasis samt Ihrer Prozesse weiterhin einwandfrei nutzbar bleibt. Sollte ein Teilnehmer, Kunde oder eine Firma dennoch auf einer Löschung bestehen, gibt es die Möglichkeit, die Daten zu anonymisieren. Dabei löscht der Sachbearbeiter alle personenbezogenen Felder oder überschreibt sie mit anonymisierten Werten und speichert sie. Ggf. können oder müssen dann auch einige Dokumente gelöscht werden.
Selbstverständlich beobachten wir von SEMCO® die Entwicklungen im Rahmen der DSGVO sehr genau und erweitern SEMCO® wie gewohnt im Rahmen neuer Releases mit zusätzlichen Funktionen.
Sollten Sie Unterstützung beim Löschen von Kunden- oder Firmendaten benötigen, können Sie im Einzelfall auch jederzeit unseren Support kontaktieren, der Ihnen gerne weiterhilft.
Wie kann ich die Daten abfragen, die über einen Kunden in SEMCO gespeichert sind?
Die Daten über einen Ihrer Kunden finden Sie unter »Teilnehmerverwaltung« bzw. »Firmenverwaltung« über den Menüpunkt »Teilnehmerdaten anzeigen« bzw. "Firmendaten anzeigen". Über diesen Weg können Sie die Daten problemlos ausdrucken.
Alternativ können Sie auch einen Export der jeweiligen Datensätze aus der Teilnehmer-, Firmen- oder Kursliste vornehmen und die Daten dann in Excel- oder PDF-Form speichern und an den Kunden aushändigen.
Falls Sie darüber hinaus weitere Unterstützung bei diesen Prozessen benötigen, stellen Sie einfach eine Anfrage bei unserem Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gern auch persönlich an uns wenden.