| Release Notes

SEMCO Version 7.0

SEMCO® wurde am 09.12.2019 durch ein neues Release aktualisiert und erweitert. In dieser Release-Information können Sie nachlesen, welche neue Funktionen und Erweiterungen die Version 7.0 beinhaltet.

Zertifizierungen

Mit der Zertifi­zierungs­funktio­nalität können Sie über­wachen, ob ein Teil­nehmer an einer bestimmten Schulung teil­genommen und diese erfolg­reich absolviert hatte, wie lange seine Zertifi­zierung gültig ist und ab welchem Zeit­punkt eine Auf­frischung not­wendig ist.

Wie Sie die Zertifi­zierungs­funktio­nalität einrichten und diese effektiv in Ihrer Kurs­verwaltung nutzen, finden Sie in unserem Einrichtungs- und Anwendungs­leitfaden.

Checklisten

Mit der Checklisten-Funktio­nalität werden Sie nie wieder wichtige kurs­bezogene Auf­gaben und Fristen vergessen. Sie ermög­licht Ihnen, die Fristen für die Erledigung vordefinierter Auf­gaben zu über­wachen und zu dokumen­tieren, wann und von wem sie erledigt wurden.

Sie können beliebig viele Check­listen anlegen, wodurch Sie die Möglich­keit haben, für unterschied­liche Kurse eventuell auch unter­schiedliche Check­listen mit verschie­denen Auf­gaben zu verwenden.

Wie Sie die Check­listen-Funktio­nalität einrichten und diese effektiv in Ihrer Kurs­verwaltung nutzen, finden Sie in unserem Einrichtungs- und Anwendungs­leitfaden.

Wizard für Online-Buchungen

Bisher wurden die Daten bei Online-Buchungen direkt in SEMCO® über­nommen, wie diese im Web­formular ausgefüllt worden sind. Das hat dazu geführt, dass zum Beispiel bei Tipp­fehlern eine neue Firma oder ein neuer Teil­nehmer angelegt wurde und somit Dubletten erzeugt worden sind.

Mit SEMCO® Version 7.0 wird Ihnen für die Verar­beitung von Online-Buchungen eine Dubletten­prüfung  angeboten und ein Wizard führt Sie durch den Prozess.

Unter dem Menü­punkt Web > Online-Buchungen > Direkt­buchungen oder > Buchungen über Besteller finden Sie die Verar­beitungs­liste für Online-Buchungen. Dort werden alle Kurs­anmel­dungen angezeigt, die über den Kurs­kalender auf Ihrer Web­seite einge­gangen sind. Um mit der Ver­arbeitung der ins Web­formular einge­tragenen Daten zu beginnen, klicken Sie auf das Symbol Online-Buchung akzep­tieren. Bei den anschließenden weiteren Schritten werden Sie von einem Wizard geführt.

Der Wizard zeigt Ihnen ähnliche Firmen an. Wenn Sie eine passende Firma aus­gewählt haben, können Sie im nächsten Schritt einen Daten­abgleich vornehmen, falls es Abweichungen zwischen den bereits erfassten Firmen­daten und den über die Web­seite neu über­mittelten Daten gibt (z.B. falsche Post­leitzahl oder Tipp­fehler). Falls die Firma in Ihrem System noch nicht vor­handen ist, legen Sie die Firma mit den Daten vom Web­formular an.

Nachdem Sie die Firmen­daten bestätigt haben, werden im nächsten Schritt die Teilnehmer­daten verar­beitet. Der Wizard zeigt Ihnen ähnliche Teil­nehmer an. Wenn Sie einen passenden Teil­nehmer ausgewählt haben, können Sie einen Daten­abgleich vornehmen, falls es Abweichungen zwischen den bereits erfassten Teilnehmer­daten und den über die Web­seite neu übermittelten Daten gibt (z.B. Adress­änderungen oder Tipp­fehler). Falls der Teil­nehmer in Ihrem System noch nicht vorhanden ist, legen Sie den Teil­nehmer mit den Daten vom Web­formular an.

Im nächsten Schritt öffnet sich das Buchungs­formular, welches mit den Daten der Online-Anmel­dung voraus­gefüllt ist, und Sie können die Buchung abschließen.

Automatischer E-Mail-Versand bei Firmenbuchungen

Bei Firmen­buchungen ist ein auto­matischer E-Mail-Versand eingerichtet. Dadurch wird eine Reihe von E-Mails auto­matisch generiert und versendet:

  • E-Mails für Firmen: Buchungs­bestätigung, Buchungs­änderungs­bestätigung, Rechnung (Zusatz/Storno­gebühren und Storno)
  • E-Mails für firmen­exklusive Kurse: geplant/bestätigt

Liste aller Firmenbuchungen

Mit der Version 7.0 erhalten Sie eine komfortable Möglichkeit, sich die Buchungen aller Firmen an zentraler Stelle anzeigen zu lassen und müssen nicht mehr, wie bisher, jede Firma einzeln aufrufen.

Unter dem Menüpunkt Firmen > Liste aller Buchungen erhalten Sie eine Übersicht über alle Firmenbuchungen und verschiedene Filter, um die Liste anzupassen. Zu jeder Buchung stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. So haben Sie zum Beispiel direkten Zugriff auf die Dokumente und können gleich Buchungsänderungen vornehmen.

Steuerung Kursnummernvergabe

Mit Nummernkreisen wird eine konsistente und nachvollziehbare Nummerierung festgelegt. Wenn Sie die Kursnummern nicht automatisch generieren möchten, zum Beispiel weil Sie eine externe Nummernvergabe nutzen, können Sie festlegen, dass die Kursnummernvergabe manuell erfolgen soll.

Diese Festlegung wird in der Regel vom Systemadministrator zu Beginn einer Installation vorgenommen.

Öffnen Sie den Menüpunkt EINSTELLUNGEN > UNTERNEHMENSDATEN
Klicken Sie auf das Symbol Unternehmensdaten ändern
Im Feld Kursnummernvergabe stellen Sie ein, ob die Nummernvergabe automatisch oder manuell erfolgen soll

  • Automatisch wird gewählt, wenn die Kursnummernvergabe fortlaufend anhand eines definierten Nummernkreises erfolgen soll
  • Manuell wird gewählt, wenn die Kursnummern manuell eingetragen werden

Passwort vergessen

Falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, kann der Administrator ein neues Passwort eingetragen, welches der Benutzer bei der nächsten Anmeldung ändern muss.

Öffnen Sie den Menüpunkt EINSTELLUNGEN > BENUTZER

Die im System vorhandenen Benutzer werden in tabellarischer Form angezeigt

Um einen vorhandenen Benutzer zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Zugang ändern
Geben Sie das neue Passwort im Feld Anfangspasswort setzen bzw. Passwort zurücksetzen ein

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