SEMCO Sprachkurse

Unsere Kursverwaltungssoftware für Sprachschulen

SEMCO Sprachkurse

Das System SEMCO Sprachkurse richtet sich primär an Sprachschulen mit Teilnehmern aus dem In- und Ausland. In der Regel werden offene Gruppenkurse auf unterschiedlichen Sprachniveaustufen, Einzelunterricht und Prüfungen angeboten.

Gesucht wird eine Lösung um Teilnehmer einfach zu verwalten und einzustufen, Anmeldungen und Buchungsänderungen zeitsparend einzugeben und abzurechnen, sowie stets einen Überblick über alle laufenden und zukünftig stattfindenden Kurse zu haben.

Keyfacts
  • Zentrale Teilnehmerverwaltung mit intelligenten Such- und Filterfunktionen
  • Verwaltung von Einstufungstestergebnissen
  • Intuitive Eingabe von Kursanmeldungen und Buchungsänderungen
  • Kursübersichtslisten (freie Plätze, Wartelisten, Anfragen)
  • Automatische Erstellung von Dokumenten (Anmeldebestätigungen, Zertifikate, Rechnungen)
  • Veröffentlichung und Online-Buchung von Kursen direkt auf Ihrer Webseite
  • Kundenportale für Teilnehmer
  • Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung
  • Tagesaktuelles Berichtswesen
  • Das sagen unsere Kunden

    Die übersichtlichen Listen mit komfortablen Filterfunktionen erleichtern uns den Überblick auch bei einem wachsenden Datenbestand. Das aufgabenorientierte Benachrichtigungssystem strukturiert für unsere Sachbearbeiter die alltäglichen Arbeitsschritte. Insgesamt sind wir mit unserer Software außerordentlich zufrieden.

    Britta Schenk-Golke, Kurskoordinatorin, Sprachenakademie Aachen gemeinnützige GmbH, Aachen

    Unsere Lösung im Detail

    Unsere Lösung SEMCO Sprachkurse wird mit einer Teilnehmer-, Trainer- und Kursverwaltung mit umfangreichen Buchungs- und Abrechnungsmöglichkeiten ausgeliefert  und deckt folgende wichtige Anforderungen unserer Kunden ab.

    Zentrale Teilnehmerverwaltung

    Über eine zentrale Teilnehmerverwaltung erkennen Sie sofort, welche Kontakte aktuell Interessenten sind und welche bereits Kurse gebucht haben. Sie können darüber einfach nach bestimmten Teilnehmern suchen oder auch Teilnehmergruppen erstellen. Beispielsweise ist es einfach möglich sich alle Teilnehmer anzeigen zu lassen, die bereits bestimmte Kurse gebucht haben oder aktuell ein bestimmtes Sprachniveau haben.

    Pro Teilnehmer steht Ihnen eine Kurshistorie zur Verfügung, in der alle bisher für den Teilnehmer ausgestellten Dokumente abgelegt sind. Falls ein Teilnehmer beispielsweise nachträglich eine Teilnahmebestätigung oder eine Rechnungskopie wünscht, können Sie das gewünschte Dokument dort einfach finden und abrufen.

    • Teilnehmerverwaltung inkl. Filter- und Suchfunktionen
    • Unterscheidung zwischen Interessenten und Kunden
    • Teilnehmerakte (Buchungshistorie, ausgestellte Dokumente, Einstufungstests, aktuelles Sprachniveau)

    Verwaltung von Einstufungstestergebnissen

    Verwalten Sie mit SEMCO die Einstufungstests Ihrer Teilnehmer. Sie können darüber sofort erkennen, ob und wann ein Teilnehmer zu einem Einstufungstest eingeladen worden ist, ob die Einstufung bereits erfolgt ist und mit welchem Ausgangslevel er/sie eingestuft wurde.

    Falls Sie dafür Online-Einstufungstests verwenden, erhalten Ihre Teilnehmer eine Einladungsemail mit Link zu Ihrem persönlichen Einstufungstests. Falls Sie stattdessen Einstufungen vor Ort vornehmen, wird der Teilnehmer über Ort und Zeit in seiner Anmeldebestätigung informiert. Auch eine Kombination von Online-Einstufungstest und anschließender Überprüfung vor Ort ist möglich.

    Abgeschlossen wird dieses Modul durch Arbeitslisten, die genau dokumentieren, welche Teilnehmer noch eingestuft werden müssen.

    • Verwaltung von Einstufungstests
    • Einladungsschreiben
    • Verwaltung von Einstufungsergebnissen
    • Überwachung des Lernfortschritts (Ausgangslevel vs. aktuelles Sprachniveau nach Besuch von Kursen)

    Kursanmeldung und Buchungsänderungen

    Teilnehmer werden sehr einfach in einen Kurs gebucht und SEMCO bereitet anschließend alle benötigten Dokumente vor. Eine Anmeldung kann anschließend sofort oder erst zu Kursbeginn abgerechnet werden. Ganz wie es Ihre Arbeitsprozesse vorsehen.

    Bei Sprachkursen kommt es immer wieder zu Buchungsänderungen. Sei es, weil ein Teilnehmer einen anderen Kurs buchen möchte oder es sich zu Kursbeginn herausstellt, dass ein Teilnehmer nicht das dem Kurs entsprechende Niveau besitzt. Umbuchungen in andere Kurse sind dann sehr einfach möglich und SEMCO informiert Sie auch automatisch darüber, ob aufgrund der Buchungsänderungen eine bereits ausgestellte Rechnung geändert werden muss oder beibehalten werden kann.

    • Anmeldungen inkl. Generierung der Anmeldebestätigungen in Ihrem Design
    • Auf Wunsch auch mit automatischer E-Mailbenachrichtigung der Teilnehmer
    • Kursumbuchungen in andere Kurse

    Kursübersichtslisten

    Haben Sie Ihre Kurse stets im Überblick. Für jeden Kurs wird Ihnen unter anderem angezeigt, wie viele Teilnehmer sich bereits angemeldet haben, wie viele Plätze noch frei sind, ob eine minimale Teilnehmeranzahl bereits erreicht ist oder ob ein Kurs ausgebucht ist. Sie haben auch im Blick, ob es neben verbindlichen Anmeldungen auch Interessenten für diesen Kurs gibt oder ob einzelne Personen auf eine Warteliste gebucht sind. Diese können dann nachrücken, falls einzelne Teilnehmer den Kurs stornieren oder in andere Kurse umgebucht werden.

    Über intelligente Such- und Filterfunktionen finden Sie in Sekunden die gewünschten Informationen. Beispielsweise können Sie sich einzelne Kurse untersuchen oder sich alle Kurse einer bestimmten Sprache oder mit einem bestimmten Sprachlevel anzeigen lassen.

    • Kursübersichtslisten inkl. Filter- und Suchfunktionen
    • Detailinformationen für jeden Kurs (Kurstatus, Teilnehmer, Interessenten, Warteliste, freie Plätze, Zeitraum, eingesetzter Trainer oder gebuchter Schulungsraum)
    • Automatische Bereitstellung aller benötigter Dokumente (Teilnahmebestätigungen, Zertifikate, Teilnehmerlisten)

    Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung

    Durch die zentrale Datenhaltung sind alle Informationen wie Rechnungsempfänger und Kurspreise bekannt und SEMCO stellt für Sie die Rechnungen aus. Sie sind dabei immer noch flexibel, falls Sie einzelnen Teilnehmer einen Rabatt gewähren oder Ratenzahlungen vereinbaren möchten.

    Für alle ausgestellten Rechnungen wird überwacht, ob die Zahlungsfristen eingehalten werden. Zahlungseingänge werden einfach erfasst und Sie haben stets tagesaktuelle Informationen über ausstehende Zahlungen bzw. erwartete Zahlungseingänge. Für überfällige Rechnungen werden von SEMCO Zahlungserinnerungen ausgestellt.

    • Abrechnungen aller Buchungen in Ihrem Design
    • Einfache Zahlungserfassung
    • Offene Postenlisten
    • Überwachung von Zahlungsfristen
    • Mahnwesen

    Automatische Erstellung aller benötigten Dokumente

    SEMCO bereitet alle gewünschten Dokumente in Ihrem Design für Sie vor. Es sind somit keine manuellen Arbeiten mehr notwendig und Ihre Mitarbeiter können die gewünschten Dokumente stattdessen mit einem einfachen Mausklick abrufen.

    Beispiele, welche Dokumente von SEMCO für Sie vorbereitet werden können:

    • Anmeldebestätigungen
    • Rechnungen
    • Zahlungserinnerungen
    • Teilnahmebestätigungen und Zertifikate als Serienbrief
    • Einladungsschreiben für ausländische Teilnehmer zur Beantragung eines Visums
    • Bestätigungsschreiben für das Ausländeramt
    • Teilnehmerlisten
    • Anwesenheitslisten
    • Namensschilder
    • Kontoauszüge

    Veröffentlichung von Kursen direkt auf Ihrer Webseite

    Veröffentlichen Sie Ihr Kursangebot online auf Ihrer Webseite. SEMCO kommuniziert in Echtzeit mir Ihrer Webseite und teilt dieser auch die Anzahl der noch freien Plätze mit.

    Besucher Ihrer Webseite können auf einfache und intuitive Weise nach bestimmten Kursen oder Seminaren zu suchen oder Ihr Angebot nach Veranstaltungsorten, Zeiträumen oder Themengebieten filtern. 

    Eingehende Anmeldungen werden in Echtzeit an SEMCO übermittelt und der Teilnehmer erhält nach der Eingangsprüfung automatisch seine Anmeldebestätigung zugesandt.

    • Veröffentlichung Ihres Kursangebots
    • Online-Buchungen
    • Beliebig anpassbar

    Kundenportale für Teilnehmer

    Bieten Sie Ihren Teilnehmern einen besonderen Service. Über ein Kundenportal auf Ihrer Webseite haben diese dann die Möglichkeit ihre Kursbuchungen einzusehen und für sie ausgestellte Dokumente abzurufen. Und zwar nicht nur zu Bürozeiten, sondern jederzeit und an jedem Ort.

    Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Produkte

    Wir bieten kostenlose Online-Demos, damit Sie sich einen persönlichen Eindruck von der einfachen Bedienung und den unterstützten Funktionen machen können. 

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