SEMCO Sprachreisen

Buchungssystem für Sprachschulen

SEMCO Sprachreisen

Das System SEMCO Sprachreisen richtet sich primär an Sprachschulen mit Teilnehmern aus dem Ausland. Neben dem Sprachkurs kümmert sich die Schule auch um die Unterbringung der Teilnehmer und die Abholung der Teilnehmer (meist vom Flughafen).

Die Teilnehmer kombinieren Ihren Sprachaufenthalt oft mit Freizeitaktivitäten und bleiben meist einige Wochen im Land. Die Preise sind gestaffelt und hängen von der Anzahl der gebuchten Wochen sowie des gewünschten Sprachprogramms und der  Unterkunftsart ab.

In der Regel arbeiten diese Schulen intensiv mit Agenturen aus der ganzen Welt zusammen und eine professionelle und fristgerechte Kommunikation mit diesen Geschäftspartner ist von großer Bedeutung.

Keyfacts  
  • Zentrale Datenverwaltung
  • An und Abreisen
  • Dokumente
  • Freizeitaktivitäten
  • Agenturverwaltung
  • und vieles mehr
  • Unterkunftsverwaltung
  •  

    Das sagen unsere Kunden

    Seitdem wir mit SEMCO arbeiten haben wir deutlich mehr Zeit für andere Aufgaben und tägliche Routinearbeiten werden zuverlässig und professionell von SEMCO erledigt. 

    Britta Schenk-Golke, Geschäftsführerin Sprachenakademie Aachen, Aachen

    Unsere Lösung im Detail

    Unsere Lösung SEMCO Sprachreisen wird als Buchungs- und Kommunikationssystem eingesetzt und deckt folgende wichtige Anforderungen unserer Kunden ab.

    Organisatorische Abbildung der Sprachschule

    • Agenturverwaltung unter Berücksichtigung unterschiedlicher Provisionsvereinbarungen
    • Verwaltung aller verfügbarer Unterkünfte und Unterkunftsarten
    • Abbildung des angebotenen Kursprogramms (zum Beispiel Standard, Intensiv, Business)
    • Abbildung der Preissstruktur für Kursprogramm, Unterkünfte und Transfers
    • Zentrale Teilnehmerverwaltung unter Berücksichtigung von Agenturzugehörigkeit, Freizeitinteressen und Kurshistorien

    Abbildung des Buchungsprozesses

    SEMCO kennt Ihre organisatorischen und zeitlichen Abläufe bei der Bearbeitung einer Buchung und erkennt automatisch, wann Sie beispielsweise ein bestimmtes Dokument benötigen oder zu welchem Zeitpunkt ein Teilnehmer oder eine Agentur per e-Mail benachrichtigt werden muss. Auch die Abrechnung aller Buchungen wird von SEMCO übernommen, wobei automatisch alle Rechnungspositionen für den gebuchten Sprachkurs, die Unterkunft, An- und Abreise und Agenturprovisionen ermittelt werden. Ein manuelles Berechnen von Rechnungsbeträgen gehört somit der Vergangenheit an und Sie werden insgesamt optimal in Ihrem Tagesgeschäft entlastet.

    Folgende Merkmale zeichnen SEMCO bei der Buchungsabwicklung aus:

    • Vollständige Abwicklung des Anmeldeprozesses von Direkt- wie Agenturbuchungen
    • Generierung aller benötigten Dokumente durch das System (auch mehrsprachig)
    • Automatischer E-Mailversand von Anmelde- und Unterkunftsbestätigungen
    • Korrekte Abrechnung aller Buchungen unter automatischer Berücksichtigung der Provisionsvereinbarungen sowie Verbuchung von Zahlungseingängen
    • Unterkunftsverwaltung und An- sowie Abreisemanagement

    Dokumenten-Management

    Mit SEMCO gehört es der Vergangenheit an, dass Sie irgendwelche Dokumente manuell ausstellen müssen. Durch die zentrale Datenhaltung können alle benötigten Dokumente automatisch generiert werden und stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung:

    • Anmeldebestätigungen
    • Unterkunftsbestätigungen
    • Teilnahmebestätigungen
    • Rechnungen (brutto und netto)
    • Bildungsurlaub

    Professionelle Kommunikation mit Ihren Agenturen

    SEMCO wird mit einem automatisierten E-Mail-Versand ausgeliefert und Agenturen erhalten automatisch und stets fristgerecht folgende Informationen:

    • Sobald Sie eine neue Buchung von einer Agentur erhalten und Sie diese akzeptieren erhält die Agentur automatisch eine Anmeldebestätigung (letter of acceptance)
    • Sobald für einen Teilnehmer eine Unterkunft ausgewählt wird erhält die Agentur automatisch eine Unterkunftsbestätigung (accommodation letter)
    • Sobald Sie eine Buchung abrechnen erhält die Agentur automatisch das Rechnungsdokument zugestellt.
    • Falls ein Teilnehmer eine Buchungsänderung wünscht erhält die Agentur automatisch eine Buchungsänderungbestätigung.

    Das heißt: Mit SEMCO entfällt für Sie die Arbeit diese regelmäßig anfallenden e-Mails manuell zu schreiben und Ihre gesamte Korrespondenz wird stets in Ihrem Corporate Design übermittelt. Ihre Partner werden diese professionelle und moderne Arbeitsweise mit Sicherheit schätzen, da damit stets eine lückenlose und fristgerechte Kommunikation erfolgt.

    Überwachungsfunktionen

    Diese sehr mächtige Funktion überwacht permanent Ihren Datenbestand und Sie werden vorausschauend informiert, sobald bestimmte Fristen erreicht werden und noch nicht alle Informationen erfasst worden sind. Folgende Überwachungen werden standardmäßig ausgeliefert:

    • Sie werden informiert, falls für eine Buchung mit Unterkunftswunsch zu einer bestimmten Frist (z.B. 4 Wochen vor Kursstart) noch keine Unterkunftsadresse eingetragen ist.
    • Sie werden informiert, falls bei einer Buchung zu einer bestimmten Frist (z.B. 7 Tage vor Ankunft) noch keine Anreiseinformationen von der Agentur übermittelt worden sind.
    • Sie werden informiert, falls eine Buchung zu einer bestimmten Frist noch nicht abgerechnet oder bezahlt worden ist.
    • SEMCO stellt Ihnen regelmäßig Berichte zur Verfügung, welche Teilnehmer in den nächsten Tagen ankommen und in welcher Unterkunft sie untergebracht werden.

    Damit stellt SEMCO sicher, dass für jede einzelne Buchung in Ihrem Systems stets und ausnahmslos alle benötigten Informationen vorliegen und jeder Teilnehmer pünktlich bei seiner Anreise abgeholt wird.

    Berichtswesen

    Durch die zentrale Datenhaltung stellt Ihnen SEMCO automatisch und in Echtzeit Berichte zu beliebigen Fragestellungen zur Verfügung. Beispielsweise:

    • Nationalitäten der Teilnehmer
      Aus welchen Ländern kommen die Teilnehmer? Handelt es sich um einen eher internationalen Teilnehmerkreis oder dominiert eventuell ein Land?

    • Ranking der Agenturen
      Welche Agenturen senden die meisten Buchungen? Welche Agenturen generieren den meisten Umsatz?

    Lernen Sie SEMCO kennen

    Lernen Sie SEMCO kennen um sich einen persönlichen Eindruck von Vorteilen und der einfachen Bedienung unserer Lösung SEMCO Sprachreisen zu machen. Wir stellen Ihnen SEMCO gerne vor und nehmen uns Zeit für Ihre Fragen.

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