Automatisierung statt händischer Verwaltung – ReFa24 macht es sich leichter
| Wer: ReFa24 |
| Branche: Rechtsanwaltskanzleien |
| Themen: Offene Seminare, Inhouse-Schulungen |
| Aufgabe: Manuelle Verwaltung automatisieren |
| Ergebnis: attraktive Kursdarstellung, drastischer Zeitgewinn |
Ausgangssituation
Im Jahr 2018 startet Doris Lemke, Gründerin und Inhaberin der ReFa24, das Seminargeschäft in der juristischen Verwaltungssoftware RA-MICRO von Grund auf neu. Schon bald steigt die Nachfrage nach den Trainings und Schulungen so rasant an, dass das ReFa24-Team diese händisch nicht mehr bedienen kann. Eine umfassende Automatisierung der Buchungs- und Verwaltungsprozesse soll Abhilfe schaffen.
Auf Empfehlung von Lexware Office kommt der Kontakt zu SEMCO zustande. Nach einer Online-Live-Demo der Software entscheidet man sich zur Zusammenarbeit, um für die ReFa24 die folgenden Ziele zu erreichen:
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SEMCO soll dabei helfen, die Präsentation des ReFa24 Seminarangebots zu verbessern.
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Interessierte an den Online-Live-Schulungen der ReFa24 sollen erleichterten Zugang zu ihren Trainings haben.
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Insgesamt will man eine umfassende Automatisierung der weitgehend händisch organisierten Verwaltungsprozesse rund um das Seminargeschäft erreichen.
Umsetzung und Ergebnis
Durch die Einbindung des SEMCO-Kurskalenders in die Unternehmenswebseite im ReFa24-Design ist das erste der gesteckten Ziele schon mit der SEMCO-Einführung erreicht: Das klare Layout des Kalenders und die diversen Filterfunktionen laden die ReFa24-Kunden und -Interessenten zum Verbleib auf der Webseite und zum Stöbern in den attraktiv aufbereiteten Kursangeboten ein.
Auch das zweite Ziel kann ReFa24 schnell abhaken: Von Hause aus mit Zoom- und MS Teams-Schnittstelle ausgestattet, bietet SEMCO die Möglichkeit, Online-Live-Kurse so anzulegen, dass Kunden bei ihrer Buchung automatisch in die Teilnehmerliste in Zoom oder Teams eingebucht werden. Außerdem erfolgt der Versand des Einwahllinks zur Veranstaltung vollautomatisch aus SEMCO heraus. So entfallen alle händischen Zwischenschritte für die Verwaltung der ReFa24.
Die umfängliche Automatisierung der Geschäftsprozesse erreicht ReFa24 ebenfalls unmittelbar nach der Einführung von SEMCO. Von der Online-Buchung der Kunden und deren automatischer Verarbeitung ber Erstellung und Versand aller wichtigen Trainingsdokumente bis zur Abrechnung reduziert die Verwaltung der ReFa24 in allen Bereichen ihre manuellen Arbeiten auf das erwünschte Minimum.
Die Benefits
Alle drei mit der Einführung von SEMCO verknüpften Hauptanforderungen wurden bereits durch die Einrichtung des Standardauslieferungssystems erfüllt. So kann ReFa24 nach kurzer Startphase die folgenden Mehrwerte verbuchen:
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Den Kunden und Interessenten der ReFa24 macht das Suchen der passenden Schulungen und Seminare im klar strukturierten Kurskalender ebenso viel Spaß wie das kinderleichte Auffinden der richtigen Angebote.
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Bei Online-Live-Veranstaltungen profitieren die ReFa24-Kunden ebenso wie die Verwaltung: Buchung und Buchungsverarbeitung sind vollständig in SEMCO integriert und automatisiert.
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ReFa24 schafft sich durch SEMCO viel händische Verwaltungsarbeit vom Tisch. Dadurch gewinnt das Unternehmen wertvolle Zeit, die es in die Entwicklung von neuen Schulungskonzepten und in die Kundenpflege investiert.
Über die ReFa24
Die große Liebe zum Anwaltsberuf beginnt für Frau Lemke mit einem Schülerpraktikum. Danach braucht es einige kleine Umwege, ehe sie ihrer ersten Ausbildung mit 30 Jahren eine zweite zur Rechtsanwaltsfachangestellten folgen lässt. Damit fasst sie endgültig in dem Bereich Fuß, in dem sie zuvor bereits nebenberuflich aktiv gewesen ist. Als sich Frau Lemke Mitte der 1990er Jahre im Bereich Fachdienstleistungen für Rechtsanwaltskanzleien selbständig macht, kommt sie erstmals in Kontakt mit RA-MICRO, einer marktführenden Verwaltungssoftware für Anwaltskanzleien.
Im Jahr 2018 richtet Frau Lemke die schon zuvor gegründete, aber zwischenzeitlich pausierte, ReFa24 als Allround-Schulungsunternehmen für Rechtsanwaltskanzleien völlig neu aus. Schwerpunkte des Unternehmens sind heute u. a. ein 12-monatiges Mentoring zur Optimierung der Kanzleiarbeit mit RA-MICRO sowie generelle Schulungen im Bereich Automatisierung. Damit helfen Frau Lemke und ihr Team Rechtsanwaltskanzleien dabei, den Fachkräftemangel erfolgreich zu kompensieren.
„SEMCO arbeitet kompetent und schnell. Das SEMCO Team erfahren wir dabei immer als partnerschaftlich und freundlich – so macht Zusammenarbeit Spaß!“
Doris Lemke, ReFa24