Einführung der SEMCO Software
Was ist das SEMCO Standardauslieferungssystem?
Das SEMCO Standardauslieferungssystem bildet bereits viele häufig nachgefragte Geschäftsprozesse ab, die sich sofort einsetzen lassen. Gleichzeitig bleibt SEMCO flexibel: Die Software bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten und bei Bedarf können individuelle Anforderungen der Kunden berücksichtigt werden.
Wie bleibt SEMCO benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar, wenn es so viele Funktionen gibt?
Wir bieten ein System, das sich ganz spezifisch anpassen lässt – flexibel und skalierbar. Ihr Vorteil ist, dass Ihr System immer exakt die Funktionalität bietet, die Sie brauchen, ohne Sie mit irrelevanten Funktionen zu überlasten. Um einige Beispiele zu nennen: Unsere Formulare passen wir für Sie an – diese enthalten nur diejenigen Felder, die Sie auch wirklich benötigen, und somit bleiben die Formulare intuitiv bedienbar. Erweiterungen für spezifische Funktionen, etwa für Zertifizierungen, werden nur dann aktiviert, wenn gesetzliche Zertifizierungen für Ihr Bildungsunternehmen relevant sind. Auch das sichert unsere hohe Benutzerfreundlichkeit.
Kann ich mehrere Standorte oder Abteilungen zentral verwalten?
SEMCO lässt sich anpassen und unterstützt die Abbildung von Abteilungsstrukturen, Kostenstellen und Niederlassungen. So können Unternehmen ihre Kurse, Teilnehmer und Ressourcen standortübergreifend zentral steuern. Die konkrete Einrichtung erfolgt gemeinsam mit unseren SEMCO-Beratern.
Brauche ich Schulungen, um mit SEMCO zu starten?
SEMCO ist intuitiv bedienbar – ohne Schulungen und technisches Know-how. Der ideale Start, um mit SEMCO schnell und effizient zu arbeiten, sind unsere Quick-Start-Guides. In unseren Video-Tutorials zeigen wir Ihnen außerdem Schritt-für-Schritt direkt im System, wie Sie SEMCO ganz unkompliziert in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Dabei behandeln wir die Einsatzbereiche unserer Software und sprechen über SEMCO im Kontext von offenen Seminaren, Firmentrainings, E-Learning oder Coachings.
DSGVO und Sicherheit
Wie werden Datenschutz und DSGVO-Konformität gewährleistet?
Die Hetzner Online GmbH, unser Rechenzentrum in Deutschland, garantiert DSGVO-konformen Datenschutz. Die Infrastruktur und der Betrieb des gesamten Datacenterparks sind durch ISO 27001 zertifiziert.
Wir verarbeiten Ihre Daten dort in Ihrem Auftrag. Damit wir dies gemäß DSGVO rechtssicher erledigen können, wird zwischen Ihnen und der SEMCO Software Engineering GmbH zu Lizenzbeginn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung laut Artikel 28 DSGVO abgeschlossen.
Weitere Informationen finden Sie unter SEMCO Hosting und Fragen zur DSGVO und SEMCO.
Wie unterstützt SEMCO Bildungsunternehmen bei den Dokumentationspflichten?
Unsere Software unterstützt Bildungsträger dabei, alle wichtigen Qualitätsmanagement (QM)-Vorgaben einzuhalten, insbesondere bei Ihren Dokumentationspflichten.
SEMCO erstellt automatisch und rechtskonform Dokumente wie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten, Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate, Rechnungen und Honorarabrechnungen für Trainer. Zudem können externe Dokumente einfach in das System hochgeladen werden.
Dadurch sind Sie bestens vorbereitet für umfassende QM-Audits und Betriebsprüfungen, auch im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen. So behalten Sie effizient und sicher eine vollständige Teilnehmerakte und den Überblick über alle relevanten Unterlagen und Nachweise im Bildungsbereich.
Wie ist der Zugriff auf SEMCO geregelt?
Der Zugriff auf SEMCO erfolgt verschlüsselt und geschützt durch entsprechende Zugangsdaten von jedem internetfähigen Gerät aus. Alle Server werden durch SEMCO auf dem aktuellen Stand gehalten und auf Sicherheitsvorfälle überwacht. Über ein Berechtigungskonzept mit Benutzertypen erhalten Administratoren, Mitarbeiter oder Trainer nur Zugriff auf die für sie relevanten Funktionen und Daten.
Systemintegration und Datenschnittstellen
Wie wird mein Corporate Design in SEMCO berücksichtigt?
Für Ihren Webauftritt stellen wir Ihnen unseren fertigen SEMCO Kurskalender zur Verfügung, welchen Sie einfach in Ihre Webseite einbinden und über das Style Sheet in Ihrem Corporate Design anpassen können.
Auch alle automatisch erstellten Dokumente – von Buchungsbestätigungen über Teilnahmezertifikate bis zu Rechnungen – erscheinen konsequent in Ihrem Corporate Design, ohne Fremdlogo oder Branding-Hinweis. So wirkt der gesamte Buchungsprozess vom ersten Seitenkontakt bis zur Bestellbestätigung konsistent, professionell und markentreu.
Erkunden Sie unsere Beispiele für das SEMCO Frontend und wie Webdesigner und Webagenturen ihre Kundenprojekte mit SEMCO zum Erfolg geführt haben.
Gibt es Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungssystemen?
SEMCO kann mit beliebigen Buchhaltungssystemen kommunizieren:
- E-Mail-Versand an DATEV Unternehmen online
- Austausch im DATEV-Format
- Echtzeitschnittstelle zu Lexware Office: SEMCO lässt sich direkt mit Lexware Office verbinden, sodass Rechnungs- und Kundendaten in Echtzeit automatisch übertragen werden.
- Umsetzung kundenindividueller Export-Treiber (z.B. XML Format)
Für die Einrichtung und die individuelle Anpassung der Schnittstellen steht Ihnen unser Support gerne beratend zur Seite. So sparen Sie Zeit und erhöhen die Datenqualität in Ihrer Buchhaltung.
Gibt es eine Schnittstelle zu Lernplattformen wie Moodle?
SEMCO bietet eine Schnittstelle zu Moodle, einer der führenden Lernplattformen. Mit der SEMCO Moodle-Integration können Sie Ihre Präsenzveranstaltungen, Webinare, Blended-Learning- und Selbstlernkurse zentral verwalten und über den SEMCO Kurskalender verkaufen.
Die Abläufe – von der Anmeldung bis zum Versand aller relevanten E‑Mails – werden dabei automatisiert über SEMCO gesteuert. Teilnehmer erhalten automatisch Zugriff auf alle Kursmaterialien in Moodle. Die Kursabschlüsse werden aus Moodle übernommen, während die Teilnehmerverwaltung zentral in SEMCO erfolgt.
Erkunden Sie anhand von Praxisbeispielen, wie Sie mit Moodle und SEMCO E-Learning einfach anbieten, vermarkten und verwalten können.
Gibt es eine Importfunktion für Bestandsdaten?
SEMCO ermöglicht es Ihnen, Daten zu Teilnehmern, Firmen und Firmenansprechpartnern zu importieren. Sie können beispielsweise vorhandene Stammdaten, die aus einem anderen System exportiert wurden, übernehmen oder, wenn Sie Teilnehmerlisten von Ihren Kunden geliefert bekommen, diese als Excel-Dateien hochladen. Weitere Informationen finden Sie im Bedienungsleitfaden Maschinelle Importe.
Wie funktioniert die Integration von SEMCO mit meiner Webseite (z. B. Kurskalender, Online-Buchung)?
Alle Kunden erhalten bei der Buchung eines API-Zugangs einen sofort einsatzfähigen Kurskalender, mit dem sich offene Seminare auf der Kundenwebseite veröffentlichen und online buchen lassen. Neben dem SEMCO Kurskalender stellen wir Ihnen auch ein geschütztes Teilnehmer- und Geschäftspartnerportal zur Verfügung.
Der Einbau kann dabei auf zwei Arten erfolgen:
- Per iFrame: Der Kurskalender lässt sich als iFrame in die Webseite einbetten. Diese Methode ist besonders einfach und erfordert keine Programmierkenntnisse. Weitere Informationen finden Sie unter Einbindung des SEMCO Frontend in eine Webseite.
- Per API: SEMCO bietet eine API (Application Programming Interface), die es ermöglicht, die Kursdaten individuell auszulesen und beliebig darzustellen. Diese Methode ist zwar etwas aufwendiger, bietet aber maximale Flexibilität. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentation der SEMCO API.
SEMCO Support, Wartung und Upgrade
Habe ich Ansprechpartner, wenn ich Hilfe brauche?
SEMCO zeichnet sich durch einen erstklassigen deutschsprachigen Support aus. Ihnen steht dafür ein Ticketsystem zur Verfügung, in dem Sie Ihr Anliegen melden. Sie teilen uns mit, ob Sie Fragen zur Bedienung, Fehlermeldungen oder Anpassungswünsche haben. Für Sie bedeutet das: eine klare und transparente Bearbeitung der Tickets und professionelle Unterstützung, wenn Sie Hilfe brauchen.
Wird SEMCO weiterentwickelt?
SEMCO wird kontinuierlich weiterentwickelt, wodurch regelmäßig neue Software-Versionen veröffentlicht werden. Alle Neuerungen und Updates finden Sie detailliert in unseren Release Notes.
Unsere Bestandskunden werden darüber in unserem Newsletter informiert und können alle neue Funktionen im Rahmen Ihrer Lizenz ohne Aufpreis nutzen. Nur für die einmalige Einrichtung der neuen Funktionen und ein technisches Upgrade fallen einmalige Einrichtungskosten an.
Wie informiere ich SEMCO, wenn ich ein Upgrade wünsche?
Sie erstellen ein Ticket in unserem Support-System und wählen die entsprechende Kategorie für das Upgrade aus.
In Abstimmung mit dem Support werden die gewünschten Funktionen für das Upgrade festgelegt. Im Anschluss erhalten Sie eine Aufwandsschätzung und einen Umsetzungstermin.
Was ist ein Supportkontingent und wie kann ich mein Kontingent aufstocken?
Ein Support-Kontingent ist ein zuvor mit SEMCO vereinbartes Stundenpaket, das für kleine Anpassungen und Fragen rund um die Bedienung Ihrer Software genutzt wird. Es ermöglicht Ihnen, unkompliziert und schnell Unterstützung zu erhalten, ohne für jede Anfrage ein separates Angebot einholen zu müssen.
Sollten Sie zusätzlichen Support benötigen, können Sie Ihr Kontingent jederzeit kostenpflichtig über das Ticketsystem aufstocken. Wichtig zu wissen ist, dass die Supportkontingente nicht verfallen und speziell für die Bearbeitung kleiner Anliegen eingesetzt werden.
SEMCO Moodle-Hosting
Moodle-Hosting (Technische Details)
Sie erhalten von uns eine vorkonfigurierte Moodle-Umgebung mit folgenden Systemressourcen:
- bis zu 2 vCPUs
- bis zu 4 GB RAM
- 5 GB Storage für Moodle-Daten (SSD)
- Maximale Upload-Größe und PHP-Memory-Limit betragen standardmäßig 128 MB.
In der Regel sind diese Ressourcen ausreichend. Bei Bedarf können die Ressourcen gegen Aufpreis aufgestockt werden.
Welche Leistungen werden angeboten?
Wir hosten für Sie eine Moodle-Umgebung. Ihr Moodle-System wird von uns technisch gewartet und umfasst folgende Leistungen:
- Bereitstellung eines Moodle-Systems
- Überwachung / Monitoring der Moodle-Umgebung und Sicherstellen der Verfügbarkeit
- Moodle Update Service
Wir stellen Ihnen ein Moodle-Auslieferungssystem zur Verfügung, welches für E-Commerce mit externem Kundengeschäft vorkonfiguriert wurde. Dieses System kann von Ihnen genutzt und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Was ist der Moodle-Update-Service?
Der Betrieb einer Moodle-Umgebung erfordert regelmäßige Updates, um Sicherheitslücken zu schließen, die Systemstabilität zu gewährleisten und neue Funktionen nutzen zu können.
Unser Moodle-Update-Service sorgt dafür, dass Ihre Lernplattform jederzeit sicher, stabil und auf dem neuesten Stand bleibt – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. In regelmäßigen Intervallen spielen wir alle relevanten Aktualisierungen der Moodle-Kernumgebung sowie installierter Plugins ein und stellen sicher, dass Ihre Plattform reibungslos weiterläuft. Mögliche Probleme erkennen und beheben wir frühzeitig.
So sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich voll und ganz auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Was macht unser Auslieferungsystem so besonders?
Unser Auslieferungssystem ist speziell dafür konfiguriert, E-Commerce-Geschäftsprozesse mit externen Kundengruppen sauber und sicher in Moodle abzubilden. So erhält jeder Lernende automatisch Zugriff auf genau die Kurse, die er oder sie gebucht hat – und ausschließlich auf diese. Eine eigenständige Einschreibung in weitere Kurse ist nicht möglich: Zusätzliche Inhalte müssen zuerst gebucht werden.
Gleichzeitig bleibt die Privatsphäre Ihrer Kunden gewahrt: Lernende sehen sich untereinander nicht, was besonders wichtig ist, wenn externe Nutzer aus vielen unterschiedlichen Firmen auf derselben Plattform lernen.
Damit Sie einfacher starten können, liefern wir außerdem passende Beispielkurse mit, die Sie bei Bedarf als Vorlage nutzen können – etwa für einen digitalen Safe zur sicheren Ablage von Materialien und Aufzeichnungen, Blended Learning-Szenarien. Oder Selbstlernkurse und Video-Tutorials, die Wissen kompakt und nachhaltig vermitteln.
Kann ich eigene Plugins installieren?
Da die Wartung und Aktualisierung Ihrer Moodle-Umgebung im Rahmen eines externen Update-Services zentral gesteuert und verantwortet wird, ist die eigenständige Installation von Plugins nicht erlaubt. Individuell installierte Erweiterungen können die Updatefähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Plattform beeinträchtigen und zu Inkompatibilitäten bei künftigen Systemaktualisierungen führen. Um einen reibungslosen, planbaren Update-Prozess sowie eine verlässliche Systemumgebung für alle Nutzerinnen und Nutzer sicherzustellen, werden Plugins ausschließlich geprüft, freigegeben und zentral installiert.
Welche Plugins sind von SEMCO geprüft und freigegeben worden?
Die meisten Plugins (ca. 400-450) gehören zum Moodle-Core und sind standardmäßig Teil einer Moodle-Installation.
Eine Liste der von uns zusätzlich installierten Plugins finden Sie hier.
Wie wird abgerechnet und wie lange ist die Laufzeit?
Unsere Leistungen erhalten Sie zu einer transparenten monatlichen Pauschale und finden Sie auf unserer Preisliste. So profitieren Sie von voller Kostensicherheit und klar kalkulierbaren Ausgaben.
Gleichzeitig bleiben Sie flexibel, falls Sie unsere Leistungen irgendwann doch nicht meht benötigen sollten. Es gibt nämlich keine lange Vertragsbindung. Die Kündigungsfrist beträgt nämlich lediglich einen Monat.
Fallen Gebühren pro angelegtem Moodle-Nutzer an?
Nein – bei uns gibt es keine Gebühren pro angelegtem Moodle-Nutzer. Gerade im E-Commerce mit externem Kundengeschäft wäre ein nutzerbasiertes Preismodell wenig sinnvoll. Sie können also beliebig viele Nutzer anlegen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.
Nur wenn Ihre Plattform durch eine sehr hohe Nutzerzahl (z. B. mehrere tausend User) oder besonders speicher- bzw. rechenintensive E-Learnings deutlich mehr Ressourcen benötigt, kann ein Upgrade der Systemumgebung sinnvoll werden. Zusätzliche Kosten entstehen in diesem Fall ausschließlich durch den erhöhten Bedarf an CPU, RAM oder Speicherplatz – nicht durch die Anzahl der Nutzer selbst.
In der Praxis sind die bereitgestellten Systemressourcen jedoch in der Regel vollkommen ausreichend.