Schnelles Wachstum verlangt nach Digitalisierung und Automatisierung – B.I.E.K. setzt auf SEMCO
| Wer: Bergsträßer Institut für ganzheitliche Entspannung und Kommunikation (B.I.E.K.) |
| Branche: Entspannung und Gesundheit |
| Themen: Offene Seminare |
| Aufgabe: Abkehr von der manuellen Kursverwaltung |
| Ergebnis: Sichere Prozesse und Zeitgewinn |
Ausgangssituation
Die Nachfrage nach den Bildungsurlaubsangeboten und diversen Ausbildungen des B.I.E.K steigt zu Beginn der 2010er-Jahre in einem nicht für möglich gehaltenen Tempo an. Die schnell wachsende Größe des Instituts und die zunehmende Breite und Komplexität seiner Angebote schlagen sich zugleich in einem ebenfalls stark anwachsenden Verwaltungsaufwand nieder. Daher strebt man die umfassende Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse an, um diesen erhöhten administrativen Aufwand zu stemmen. 2012 kommt es bei der Recherche nach einer geeigneten Kurs- und Seminarverwaltungssoftware zum ersten Kontakt mit SEMCO; das auch bald den Zuschlag des B.I.E.K. erhält.
Durch die Einführung von SEMCO im Institut will man die nachfolgenden Ziele erreichen:
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Das agile Verwaltungsteam des B.I.E.K. soll unabhängig von Ort und Endgerät seine täglichen Aufgaben in SEMCO erledigen können.
- SEMCO soll den Arbeitsaufwand bei der Verarbeitung eingehender Kundenbuchungen messbar senken.
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Im Dokumentenmanagement soll SEMCO neben zusätzlicher Zeitersparnis auch zu einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit beitragen.
Umsetzung und Ergebnis
Das erste mit der Nutzung von SEMCO verknüpfte Ziel hat das B.I.E.K. schon vor der eigentlichen Einführung von SEMCO erreicht. Seit der Gründung des Unternehmens bietet SEMCO seine Software ausschließlich als Cloud-Lösung an und ermöglicht so orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Da das Backend der Software im Responsive Design entwickelt ist, kann das B.I.E.K.-Team seine Arbeit mit SEMCO außerdem auf jeder Art von Endgerät erledigen.
Die Automatisierung in der Verarbeitung eingehender Online-Buchungen seiner Kurse, Seminare und Ausbildungen bringt dem B.I.E.K. schon bald nach der SEMCO-Einführung den gewünschten Erfolg und damit auch das Erreichen des zweiten Ziels: In höchstens einer Minute ist eine Kundenbuchung inklusive Rechnungsstellung komplett verarbeitet. An händischen Arbeiten fällt dabei lediglich das Durchklicken durch die einzelnen von SEMCO erledigten Arbeitsschritte an. Den Abgleich der Buchungsdaten mit existierenden Teilnehmenden oder das Erstellen neuer Teilnehmerdateien, die Einbuchung von Teilnehmenden in den Kurs, die Erstellung erster Dokumente, wie der Buchungsbestätigung und Teilnahmebescheinigung erledigt SEMCO dabei in Sekunden und gefühlt einem einzigen Arbeitsgang.
Da SEMCO im Zuge der Buchungsverarbeitung außerdem alle buchungs- und kursrelevanten Dokumente erstellt und bei Aktivierung des E-Mail-Versands termingesteuert versendet, ist auch das dritte Ziel, das sich das B.I.E.K. für die SEMCO-Einführung gesetzt hat, schnell erreicht, denn Fehler in der Erstellung und beim Versand der Dokumente sind aufgrund des hohen Prozessautomatisierungsgrades kaum mehr zu befürchten.
Die Benefits
Nach der Installation seines SEMCO inklusive einiger individueller Anpassungen profitiert das B.I.E.K. vom Mehrwert der Digitalisierung und Automatisierung gleich in mehreren zentralen Bereichen:
Das B.I.E.K.-Team kann nun auch bei im Ausland stattfindenden Weiterbildungen und Workshops seine Verwaltungsaufgaben erledigen. Durch die Echtzeitaktualisierung des Systems haben alle SEMCO-User dabei jederzeit den gleichen Informationsstand.
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Die B.I.E.K. hat seine Prozesse durch SEMCO optimiert und verschlankt. Dies führt zu messbaren Zeitersparnissen: Wo früher noch viel Arbeit mit Excel-Listen in der Bearbeitung von eingehenden Buchungen nötig war, ist die Buchungsverarbeitung inklusive Rechnungsstellung und Versand nunmehr in weniger als 60 Sekunden erledigt, was Freiräume in anderen Bereichen, z. B. der Kommunikation mit Dozent*innen oder bei der Auswahl neuer Seminarstandorte, schafft.
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Die Erstellung und der termingerechte Versand von Schulungsunterlagen, Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen sind nun durchgängig automatisiert. Dadurch spart man Zeit und schafft es außerdem, die Fehleranfälligkeit in der Verwaltung auf ein Minimum zu reduzieren.
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Die Anpassbarkeit der SEMCO-Software ermöglich jederzeit die Berücksichtigung sich verändernder Anforderungen. So ist das B.I.E.K. auch für zukünftige Wachstumsphasen bestens gerüstet, da das SEMCO des Instituts mit ihm wächst.
Über das B.I.E.K.
”Was wir beim B.I.E.K. an SEMCO besonders schätzen, sind die Verfügbarkeit und Ansprechbarkeit der Mitarbeiter. Egal, worum es sich handelt, bei SEMCO bekommt man umgehend und umfassend die Hilfe, die man gerade braucht.” Wichtig war und ist dem B.I.E.K. auch, dass man bei Bedarf umfassend und kompetent durch SEMCO geschult wird, dann etwa, wenn eine größere Erweiterung des Systems umgesetzt worden ist. Außerdem führt Frau Duske die Flexibilität und die persönlichen Umgangsformen des SEMCO Teams an. Insgesamt ist es für Frau Duske und das B.I.E.K. die Kombination aus technisch-fachlicher Kompetenz und persönlicher Note, die SEMCO als Dienstleister und Partnerunternehmen hervorheben.
”Bei SEMCO ist alles sehr menschlich, sehr angenehm.
Das schafft Vertrauen”
Silvia Duske,
Inhaberin des B.I.E.K.