Einfach SEMCO. Einfach gut.
Erfolgreiche Einführung von SEMCO beim DJH-Hauptverband
Wer wir sind, was wir tun und warum wir es tun
Die insgesamt mehr als 400 Jugendherbergen in Deutschland erfreuen sich wie eh und je großer Beliebtheit bei einem breitgefächerten, urlaubs- und zugleich bildungshungrigen Publikum. Damit das auch in Zukunft so bleibt, sorgt Herr Beißert-Riegel zusammen mit seinem Team beim DJH-Hauptverband dafür, dass die Ziele des Jugendherbergswerks, gerade im Hinblick auf den Weiterbildungsaspekt, auf allen Ebenen erreicht werden.
Konkret bedeutet dies, dass Besucher für den Aufenthalt in ihrer Herberge aus einer Vielzahl von Bildungsprofilen wie z. B. „Umwelt & Natur“, „Kultur & Gesellschaft“ oder „Gesundheit & Sport“ wählen können. Damit aber in jeder der zahlreichen Jugendherbergen die bestmögliche Betreuung angeboten werden kann, bedarf es freilich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort, die Profis in ihren Spezialgebieten sind und ihr Fachwissen immer auf Stand halten. Dass bei der beeindruckenden Größe des Jugendherbergswerks und der Vielzahl der Jugendherbergen auf diese Weise schnell ein ebenso großer Weiterbildungsbedarf entsteht, liegt auf der Hand. Um das entsprechend breite und tiefe Bildungsangebot, das Sachthemen zu den Spezialgebieten der einzelnen Jugendherbergen ebenso einschließt wie betriebswirtschaftliche Themenkomplexe, effizient zu organisieren und zu steuern, sah sich Herr Beißert-Riegel schon bald nach der Übernahme seiner Abteilung im Jahr 2019 nach einer geeigneten Softwarelösung um.
Was haben wir gesucht, ehe wir SEMCO fanden?
Im Bestreben, das Bildungsangebot des DJH-Hauptverbandes effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten, verfolgte Herr Beißert-Riegel zwei klare Ziele: die Vereinfachung und Automatisierung aller damit zusammenhängenden Prozesse. Dass SEMCO am Ende der Softwarepartner des Hauptverbandes des Jugendherbergswerks wurde, hatte einige Gründe. Einer davon ist die intuitive Bedienbarkeit der SEMCO Software. „Bei anderen Anbietern hatte man das Gefühl, sich regelrecht durch ein Telefonbuch kämpfen zu müssen, um die 1001 Funktionen des jeweiligen Systems zu verstehen. Natürlich werden all diese Funktionen ihren Sinn und Nutzen haben; für unseren sehr konkreten Bedarf waren es aber schlichtweg zu viele. SEMCO kam da um einiges zugänglicher daher.“, erinnert sich Herr Beißert-Riegel und ergänzt: „Von der Grundfunktionalität der SEMCO Seminarverwaltung Software hatten wir von Anfang an einen positiven Eindruck.“
„Man muss sich stets bewusst machen, dass SEMCO einen Best Practice-Ansatz verfolgt. Andererseits hat uns dieser Umstand dazu gebracht, unsere internen Prozesse zu durchleuchten, zu hinterfragen und zu dokumentieren, um diese anschließend in SEMCO darstellbar zu machen.“ sagt Herr Beißert-Riegel.
Bei einer Organisation mit nahezu 4.500 hauptamtlichen Mitarbeitern waren der personelle und finanzielle Aufwand dieses Unterfangens begreiflicherweise recht hoch. Dennoch überwiegt für Herrn Beißert-Riegel und sein Team insgesamt der hohe Mehrwert, den der DJH Hauptverband durch die Einführung von SEMCO als Seminarverwaltungssoftware gewonnen hat.
Welchen Mehrwert bietet uns SEMCO?
Zum Stichwort SEMCO Mehrwert fallen Herrn Beißert-Riegel dann auch gleich einige Punkte spontan ein. Zu den wichtigsten zählt er den automatisierten Buchungsprozess von Weiterbildungsangeboten sowie die automatische Versendung von Buchungsbestätigungen. Auch der Umstand, dass Buchungen für Dritte vorgenommen werden können, gefällt Herrn Beißert-Riegel besonders, da ein solches Szenario einer im DJH häufig anzutreffenden Realität entspricht. Darüber hinaus gehören für Herrn Beißert-Riegel -nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen während der Corona-Pandemie- die vorhandenen Schnittstellen mit Videokonferenz-Tools wie Zoom und Microsoft Teams zu den wichtigsten, Mehrwert schaffenden Features der SEMCO Software.
Auch die durch SEMCO vereinfachte Steuerung der Kooperation mit Partnerunternehmen wie regionalen Industrie- und Handelskammern hebt Herr Beißert-Riegel positiv hervor: „Dank SEMCO können wir beispielsweise Ausbildereignungsprüfungen, die von regionalen IHK durchgeführt werden, in unserem System zur Anmeldung einstellen. Die erfolgten Buchungen können wir dann über eine per Datenexport aus SEMCO erstellte Liste an die jeweilige IHK weiterleiten.“ Auch im Bewertungsmanagement hat der DJH durch die Einführung von SEMCO seine Prozesse vereinfachen und automatisieren können. So führt, wo früher noch Zettelwirtschaft waltete, heute ein Link zu einem Microsoft Forms Formular, mit dem die Weiterbildungsveranstaltungen bequem bewertet werden können.
Was schätzen Sie besonders an SEMCO?
Vereinfachung und Automatisierung der Prozesse – die beiden großen Ziele, die Herr Beißert-Riegel und sein Team mit der Einführung einer Bildungsverwaltungssoftware verknüpft hatten, konnten mit SEMCO erreicht werden. „Dank SEMCO konnten wir die Sichtbarkeit unseres Weiterbildungsangebots in einem kompakten Kurskalender ebenso verbessern wie die Steuerung der Teilnehmerbefragungen. Außerdem haben wir bei den Buchungen unserer Weiterbildungen jetzt genau festgelegte Szenarien und Prozesse, und der gesamte Buchungsprozess wie auch der Versand der dazugehörigen Dokumente ist voll automatisiert – gleiches gilt für die Trainerverwaltung,“ fasst Herr Beißert-Riegel die Dinge zusammen, die er und sein Team an SEMCO besonders schätzen und ihn darin bestärken, mit SEMCO einen guten Partner zur Verwaltung des Bildungsangebots des DJH-Hauptverbandes gefunden zu haben.
„In persönlicher Hinsicht hat uns die kompetente Prozessbegleitung des SEMCO Teams überzeugt. Und in technischer Hinsicht ist es die Anpassungsfähigkeit und die Skalierbarkeit des Systems, die für uns positiv und eminent wichtig sind.“
Helge Beißert-Riegel, Deutsches Jugendherbergswerk, Hauptverband für Jugendwandern und Jugendherbergen e.V.