SIC favorisiert schlanke Verwaltungslösung – SEMCO passt wie angegossen
| Wer: School of International Communication [SIC] GmbH |
| Branche: Sprachtraining |
| Themen: Offene Seminare, Inhouse-Schulungen, Geförderte Maßnahmen (AZAV) |
| Aufgabe: Automatisierung der Geschäftsprozesse |
| Ergebnis: Zeitersparnis in der Verwaltung |
Ausgangssituation
Die [SIC] erweitert ihr gefördertes Bildungsgeschäft um den Bereich Deutschtraining, die Zeichen stehen Ende 2024 auf Wachstum. Damit einher geht einerseits ein höherer Verwaltungsaufwand. Diesen möchte das Unternehmen durch eine smarte Verwaltungslösung stemmen, um Personalressourcen im Kerngeschäftsbereich einsetzen zu können. Parallel ändern sich die Anforderungen im AZAV-Qualitätsmanagement. Diesen wird man mit herkömmlichen Methoden und Tools wie PDF-Formularen oder Listen nicht mehr gerecht.
Da man die SEMCO-Software schon aus vorheriger Zusammenarbeit kennt, fällt der Entschluss zum Relaunch leicht. Die Ziele für die Wiedereinführung von SEMCO formuliert die [SIC] folgendermaßen:
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Die Verwaltungsprozesse in den Bereichen Firmentraining und Geförderte Kurse sollen sich automatisiert und komplett in SEMCO steuern lassen.
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SEMCOs Lexware-Schnittstelle soll die Buchhaltung des Unternehmens verschlanken und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei vereinfachen.
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Das Qualitätsmanagement soll zentral über SEMCO organisiert werden.
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SEMCO soll die Erstellung von Honorarrechnungen vereinfachen und harmonisieren.
Umsetzung und Ergebnis
Eine Besonderheit im Konzept der [SIC] ist es, Sprachtraining für B2B-Kunden ohne Vertragsbindungen und damit ohne Anfangs- und Enddaten der Kurse anzubieten. Zur Umsetzung dieses Konzepts sind die Kontingentkurse in SEMCO hervorragend geeignet, sodass man keine individuellen Anpassungen benötigt.
Auch das komplexe Geschäft mit AZAV-Maßnahmen lässt sich in SEMCO abbilden. Einerseits bietet SEMCO mit den „Förderungsmaßnahmen“ eine Erweiterung an. Diese schließt die Besonderheiten des AZAV-Geschäfts, wie etwa die Verwaltung von Maßnahmen und Maßnahmennummern, ebenso ein wie die Erweiterung der Kundenstammdatenabfrage um AZAV-relevante Merkmale.
Im Verbund mit den SEMCO-Funktionalitäten der Kontingentkurse gelingt es der [SIC] nach einigen dokumentspezifischen Anpassungen, die Prozesse und die Kommunikation rund um ihre geförderten Deutsch- und Business-Englischtrainings umfassend zu automatisieren.
Konkret bedeutet dies:
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Interessenten und deren Arbeitsagenturen und Jobcenter erhalten automatisch ein Angebot.
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Potenzielle Neukunden lassen sich nach ihrem aktuellen Förderstatus differenzieren (z. B. „AVGS liegt noch nicht vor“/„alle Unterlagen vorhanden“).
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Geförderte Kunden erhalten nach Bewilligung ihres Trainings automatisch eine Auftragsbestätigung mit wichtigen Informationen (etwa den Zugangslink für ihr Online-Livetraining).
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Wichtige Kursdokumente wie Teilnehmerverträge, Anwesenheitslisten, Kurs- oder Klassenbücher und Teilnahmebescheinigungen lassen sich automatisch erstellen.
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Freiberufliche Trainer können ihre Honorarabrechnungen in einem einheitlichen Format in SEMCO erstellen.
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Über eine Schnittstelle leitet SEMCO alle Rechnungen in den Bereichen geförderte Kurse und B2B-Sprachtraining in Echtzeit an Lexware weiter. Das sorgt für ein lückenloses Rechnungs- und Umsatzmanagement.
Die Benefits
Mit der Wiedereinführung von SEMCO gelingt der [SIC] die Prozessverbesserung: Ihr zuvor über zahllose Dokumente händisch verwaltetes Geschäft mit Fördermaßnahmen und B2B-Kunden ist nun weitgehend automatisiert. Außerdem organisiert das Unternehmen sein gesamtes AZAV-Qualitätsmanagement jetzt zentral in SEMCO.
Insgesamt ergeben sich handfeste Mehrwerte:
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Erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands bei den Verwaltungsprozessen entlang der gesamten Customer Journey, vom Erstkontakt mit dem Interessenten bis zum Abschluss der Trainings und Kurse.
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Erleichterte Vorbereitung auf die jährlichen QM-Audits und Verbesserung der Auditbewertungen.
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Verringerung der Fehleranfälligkeit in der Erstellung von QM-Dokumenten wie Teilnehmerverträgen und Anwesenheitslisten sowie gegen 100% gehende Reduzierung des Datenmülls.
Über die [SIC] School of International Communication GmbH
„We don’t just teach language – We create life memories.“ Getreu dieser Mission bietet die [SIC] seit ihrer Gründung im Jahr 2018 ein umfassendes Business-Englischprogramm und seit 2024 auch Deutschtraining für geförderte Kunden, Firmen und Privatpersonen an. Die „Lebenserinnerungen“, die die [SIC] ihren Kunden verspricht, finden ihren Ursprung in einer interaktiv-kommunikativen Lehrmethode, die auf authentische Lehrmaterialien, wie u. a. Videos, Podcasts, TED-Talks, Zeitungsartikel setzt, und ihren Niederschlag in individuellen „Your Class on Record“ -Podcasts und „Lesson Notes“, welche die [SIC]-Kunden nach jeder Trainingssitzung erhalten.
„Dank SEMCO sind unsere Geschäftsprozesse in den Bereichen AZAV, Firmenkunden und Trainerverwaltung jetzt umfassend automatisiert. Das hilft uns, Manpower in der Verwaltung zu sparen, die wir stattdessen in unserem Kerngeschäft einsetzen können. Außerdem sind wir durch das zentrale Dokumentenmanagement nun perfekt für unsere jährlichen QM-Audits aufgestellt.“
